学習塾の経営に関するご相談・コンサルティングは学習塾専業のコンサルティングファーム株式会社エデュイックへ

この度は、株式会社エデュイックの提供する「塾生情報管理データベース（塾生DB）」をご利用いただきありがとうございます。このエクセルブックは、学習塾の生徒管理、特に個人情報や毎月の請求、回収状況の管理を目的として構成されています。
他に、生徒の住所情報を活用して、目的の学校までの通学経路を詳細に表示する「通学路探索システム」の試用版も提供いたしております。ぜひ併せてご試用下さい。

今回提供申し上げる「塾生情報管理データベース（塾生DB）」は試用版です。以下の制約がございますことを予めご了解下さい。

１）管理可能な生徒数は70名に限定されています。
２）帳票類の一部には弊社実証教場「郁学ゼミナール」のロゴが表示されます。
３）きょうだい塾生の世帯別まとめ請求には対応しておりません（個別の請求書を複数枚発行する形となります）。
４）加工データの信憑性には充分な検討を加えておりますが、仕様上貴塾の利用環境において予期せぬ誤謬が生じる場合もございます。
５）背景グレーのセルの中には制御用の関数が保護されずに格納されている場合があります。これらに変更を加えると、表示データに誤りが生じたり、動作しなくなったりする場合がございます。

○エクセルのマクロ機能をONにすると、代金収受代行会社向けの【送信用data】を自動生成する機能をご利用いただけます。マクロプログラムの発動の仕方については、別途お尋ねください。
○貴塾向けのカスタマイズを希望される場合は、弊社サイト（http://www.eduic.co.jp/）よりご連絡ください。
○当ブックは、完全なウイルスCHECKを行っております。安心してご利用下さい。
○当ブックの含む一切のプログラムおよび表記の著作権は株式会社エデュイックに所属します。当ブックやそれの含むワークシート、関数の類を弊社に断りなく公開、配付することは法律で禁止されています。ご留意下さい。

＊　【入力部★】　
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このページは以下を目的とします。

１）生徒の基礎的な情報を管理
２）保護者の基礎的な情報を管理
３）支払方法と口座振替のための基礎的な情報を管理
４）月次の請求項目と金額を管理
５）過払い金と未払金の管理（一部手動）
６）教材費前払い金「デポジット」　の入出金と残高を管理
７）退塾時の各種精算業務を制御

上記目的について、下記の諸点にご留意下さい。

３）…口座振替を指定する場合、代金収受代行会社宛てに提出する「送信用data」を自動生成します。（機能を利用するにはエクセルのマクロ機能をONにする必要があります）
４）…請求項目は、月謝の他、特別授業料、教材費、雑費、入会金など、計8明細まで指定が可能です。
５）…不定期任意額の現金持ち込みや月謝の滞納など、過払い金と未払金の管理を自動的（未払金残高の繰越処理のみ手動）に行います。
６）…弊社の提唱する「教材費デポジット（預託金）制度」に基づく、預り金の入出金、退塾時返還等の管理を自動的に行います。「教材費デポジット（預託金）制度」の詳細は下記をご覧下さい。
７）退塾日が入力されると、退塾に関連する精算業務を自動的に行います。

＜「教材費デポジット（預託金）制度」について＞

「教材費デポジット」とは、入塾時に一定額（当プログラムでは1万円の設定）をお預かりし、教材のお求めが生じた際、優先的にこのお預り金から代金の回収を行う制度です。結果、教材費の請求額が差し引かれた額で毎月の請求額が表記されるので、ご家庭の教材費の一時的負担感を下げる効果と共に、退塾精算時に未払金に充当可能な現金を手元に留保することができます。

まずファイル全体の構成を理解しましょう。
画面中、グレーの背景色で示されたセルには帳票の制御上重要な関数が記入されている箇所がありますので、削除、消去、上書きを避けるようにしましょう。

試用の開始に伴い、まずはA2セルの日付を変更します。ここには、翌月分の月謝について「当月末の支払期限として定める日の日付」を記入します。通常は、代金収受代行会社との取り決めによる口座振替日を指定することとなります。記入は「月／日」の形で行います。

以降、各列の機能の違いを確認しながら、ダミーデータの内容を参照したり、書き換えたりしてご試用下さい。

B列〜AB列
生徒の基礎的な情報を格納するエリアです。

AF列〜AB列
過払い金、未払金、教材費デポジット（預り金）に関する情報を記入するエリアです。

BD列〜DK列
当月（翌月分）の請求内容および金額の情報を記入するエリアです。BD列・BE列には、請求書の「information」欄に表示される、塾生個別のメッセージを登録することができます。

DM列〜DQ列
クーポン券の発行（任意）の際利用するエリアです。

DV列〜EA列
保護者（請求先）の情報および支払方法についての情報を格納するエリアです。

EC列〜EG列
当月分の請求額内訳を表示するエリアです。

EH列〜EN列
口座振替を利用する際の引き落とし口座情報を格納するエリアです。

EQ列〜FA列
口座振替を利用する際の代金回収代行業者に通知する情報を表示するエリアです。

FG列〜FM列
請求番号を自動生成する際に利用するエリアです。

FO列〜FP列
各種帳票類を編集する際に利用するエリアです。

FQ列〜FR列
マッチング検査を行う際に利用するエリアです。

グループ表示用ボタンの「１」（エクセル画面の左上に表示されている四角い「１」「２」「３」のボタンです）を押してみましょう。
画面グループ「１」は、毎月の一般的な請求データ入力に必要な項目のみを表示します。
毎月の請求データをまとめる際は、このモードで使用すると便利です。

画面グループ「２」は、「１」に加えて「過払い金」「未払金」「教材費デポジット」「クーポン印刷設定」等を行います。
グループ表示用ボタン「３」を押すとこのページに用意した全ての項目を表示します。
生徒・保護者の個人情報はこのモードで追加、変更を行います。


＊　【請求_定常】　
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このページは以下を目的とします。

１）生徒ごとに翌月分の請求情報を一覧にして表示
２）生徒ごとに翌月分の請求書を出力
３）代金回収時に発行する［受領書］を出力
４）売掛の明細を簡易にまとめた帳票［紙テープ］を出力
５）請求書上部の「information」1行目について、編集と表示の機能を提供
６）退塾時の各種精算業務を制御

上記目的について、下記の諸点にご留意下さい。

１）…表示される請求項目は【入力部★】のBD列〜DK列に記入した項目と金額です。通塾する家族構成に応じ任意の「きょうだい割り引き」を適用することが可能です。「過払い金」「未払金」「教材費デポジット」の扱いについては、下記をご覧下さい。
２・３・４）…［請求書］［受領書］［紙テープ］は1回の印刷操作で一括して出力されます。分割線で裁断し、ご利用下さい。帳票の印刷には、エクセルの標準機能（control＋p）をご利用下さい。
２）…出力される帳票は、奇数月はグリーン系、偶数月はクリーム系の色彩で、毎月交互に編集されます。A2セルの日付を変えて動作を確認しましょう。
４）…当月請求の内容を生徒別にとりまとめた簡易帳票です。電話でのお問い合わせなどの際にご利用頂くと便利です。塾（教室）全体の請求・回収の詳細は【売上台帳】で確認することができます。
５）…D6セルの内容を書き換えることで、全塾的に適用するインフォメーションを作成することができます。その際、S10セル〜T21セルの部分に文言のひな型を用意しておくことで、毎月の作業負荷を低減することが可能です（予め用意されている文言は修正しご利用下さい）。「information」2行目と3行目には、【入力部★】　BD列・BE列で用意した個別塾生向けのメッセージを表示します。
６）…【入力部★】のAA列「退会日」に実退塾日を、BK列の「status」に「■（計上時請求前）」を記入することで、その時点での退塾時精算を実行することができます。この操作に連動し、【請求_デポ】【返還請求】の各帳票の退塾用編集も実行されますので、3票は同時に出力しご利用下さい。（ダミーデータ105、および108にて退塾入力の事例をご紹介しています）

＜「過払い金」「未払金」「教材費デポジット」の扱いについて＞

当月発生した請求項目については、以下の順で相殺、残高管理を行います。
まず教材費関連項目（【入力部★】のCB列〜CK列およびCY列〜DC列）の発生をトリガーに、「教材費デポジット」口座の残高を確認。残高がゼロになるまでその口座からの代金回収を優先します。「教材費デポジット」残高ゼロの時点で回収しきれなかった額は、当月の請求額として表示されます。

次に、「未払金」口座を確認し、未払金が存在する場合は、トータルの請求額に加算します。

最後に「過払い金」口座の残高を確認し、全体の請求額がゼロになるまでこれを適用します。残った過払い金は翌月に繰り越します。

まず帳票全体の構成を理解しましょう。
P1,Q1セルには帳票の制御上重要な関数が記入されていますので、削除、消去、上書き等絶対してはいけません。
その他の制御上重要なセルはシステム上の保護処理を施してありますので、安心してご試用下さい。

上位プルダウンメニューの「本日日付」には標準的な帳票発行日が表示されています。
プルダウンメニューを押して日付を変更してみましょう。

その他のプルダウンメニューでは、該当する生徒の請求データを呼び出すことができます。
プルダウンメニューを押して生徒を変更してみましょう。

D6セルの内容を書き換えることで、全塾的に適用するインフォメーションを作成することができます。その際、S10セル〜T21セルの部分でグリーン表示されている文言は、現時点で適用に適した文言が推薦されます。予め用意されている文言は書き換え可能ですので貴塾の業務実態に合わせ書き換えてご試用下さい。


＊　【請求_デポ】　
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このページは以下を目的とします。

１）生徒ごとに教材費デポジットの出入を一覧にして表示
２）生徒ごとに教材費デポジットの残高に応じた［補充依頼］を出力
３）残高補充時に発行する［お預かり証］を出力
４）退塾時の各種精算業務を制御

上記目的について、下記の諸点にご留意下さい。

１）…補充依頼額は、お客様のご承諾に基づき、他の請求項目と同様の方法でお払い込みを頂きます。口座振替をご利用の家庭については、合算でのお引き落としとなります。
２）…当月のお預け入れ依頼額は、前受金の上限（当初設定1万円）と月々の補充額上限（当初設定2千円）を前提とし、現時点でのデポジット残高と当月発生した教材費の状況に応じて算出されます。
３）…出力される帳票は、奇数月はグリーン系、偶数月はクリーム系の色彩で、毎月交互に編集されます。A2セルの日付を変えて動作を確認しましょう。お預かり証のフォームは弊社仮想教場「郁学ゼミナール」名となっておりますが、カスタマイズにより貴塾に適用します。
４）…退会精算の折には、［教材費デポジット返還額通知書］として、【返還請求】内［返還請求書］と連動し機能します。

＜「教材費デポジット（預託金）制度」について＞

「教材費デポジット」とは、入塾時に一定額（当プログラムでは1万円の設定）をお預かりし、教材のお求めが生じた際、優先的にこのお預り金から代金の回収を行う制度です。結果、教材費の請求額が差し引かれた額で毎月の請求額が表記されるので、ご家庭の教材費の一時的負担感を下げる効果と共に、精算時に充当できる現金を手元に留保することができます。減じた残高は、毎月一定額（当プログラムでは2千円の設定）を補充していただくことで、満額を維持します。

まず帳票全体の構成を理解しましょう。
制御上の重要なセルはシステム上の保護処理を施してありますので、安心してご試用下さい。

上位プルダウンメニューの「本日日付」には標準的な帳票発行日が表示されています。プルダウンメニューを押して日付を変更してみましょう。

その他のプルダウンメニューでは、該当する生徒の請求データを呼び出すことができます。プルダウンメニューを押して生徒を変更してみましょう。


＊　【売上台帳】　
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このページは以下を目的とします。

１）生徒別の月次売掛金、請求額、売上および教材費デポジットの預かり状況を一覧表示
２）各項目の合計額を表示

まずファイル全体の構成を理解しましょう。
制御上の重要なセルはシステム上の保護処理を施してありますので、安心してご試用下さい。


＊　【宛名印刷】　
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このページは以下を目的とします。

１）保護者様宛の宛名ラベルを編集し出力します
２）「temporary」欄に入力を行うことで、一時的な宛名ラベル出力に用いることも可能

まずファイル全体の構成を理解しましょう。
A1セルには帳票の制御上重要な関数が記入されていますので、削除、消去、上書き等絶対してはいけません。その他の制御上重要なセルはシステム上の保護処理を施してありますので、安心してご試用下さい。

上位プルダウンメニューの操作により、該当する生徒の請求データを呼び出すことができます。プルダウンメニューを押して生徒を変更してみましょう。

「temporary」欄に任意の文字列を記入してみましょう。


＊　【返還請求】　
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このページは以下を目的とします。

１）退会時、保護者様の元に送付する［返還請求書］を出力
２）送付先の宛名ラベルも同時に出力します

上記目的について、下記の諸点にご留意下さい。

１）…退会生徒の保護者様には、［ご返金額明細書］［教材費デポジット返還額通知書］とあわせ当票を郵送します。保護者様からの返還請求書の返送を待って、振り込みの形で表示金額について返金するモデルです。

まず帳票全体の構成を理解しましょう。
A1セルには帳票の制御上重要な関数が記入されていますので、削除、消去、上書き等絶対してはいけません。その他の制御上重要なセルはシステム上の保護処理を施してありますので、安心してご試用下さい。

上位プルダウンメニューより該当する生徒の請求データを呼び出すことができます。プルダウンメニューを押して生徒を変更してみましょう。ダミーデータ105、および108にて退塾入力の事例をご紹介しています。その他の生徒番号は、条件に合致しないため機能しません。


＊　【季節講習申込票】　
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このページは以下を目的とします。

１）必要なパラメータを設定することにより、提案型の季節講習申込書を自動編集

A1セルには帳票の制御上重要な関数が記入されていますので、削除、消去、上書き等絶対してはいけません。

カスタマイズにより、貴塾に合致した編集プログラムに改変が可能です。


＊　【季節講習料金】　
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このページは以下を目的とします。

１）必要なパラメータを設定することにより、季節講習料金の検討を補助

カスタマイズにより、貴塾に合致した編集プログラムに改変が可能です。


＊　【クーポン】　
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このページは以下を目的とします。

１）必要なパラメータを設定することにより、季節講習時の支払い等に利用可能な［クーポン］を出力

A1セルには帳票の制御上重要な関数が記入されていますので、削除、消去、上書き等絶対してはいけません。

カスタマイズにより、貴塾に合致した編集プログラムに改変が可能です。


＊　【日付DB】　
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このページは以下を目的とします。

１）ブック全体の帳票出力機能を補助

保護機能により、なにも表示されませんが、各プログラムの連動に必要な関数が記述されていますので、このシート自体を削除してしまわないようにしましょう。


＊　【計算部】　
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このページは以下を目的とします。

１）ブック全体の数値計算を制御

保護機能により、なにも表示されませんが、各プログラムの連動に必要な関数が記述されていますので、このシートは決して削除してしまわないようにしましょう。